Tim Woods, my best friend!

Tim Woods, my best friend! In dit artikel wil ik graag mijn vriend Tim Woods introduceren. 

In dit artikel wil ik graag mijn vriend Tim Woods introduceren. Tim is from oversees. Expert in verspillingen en noemt dat zelf ‘expert in avoiding wastes’. Uiteraard is Tim Woods een acroniem en vooral bekend vanuit de Lean filosofie. Ik wil samen met jou wat beter naar Tim Woods kijken:

T Transport (Transport)

I Inventory (Voorraad)

M Motion (Beweging)

W Waiting (Wachttijd)

O Over production (Overproductie)

O Over processing (Overbewerking)

D Defects (Fouten)

S Skills (Vaardigheden van de medewerker)

Tim Woods helpt je verbeteren. We kunnen altijd beter, we kunnen altijd een stap vooruit. Tim Woods geeft je een richting voor verbetering. Benoem gewoon voor iedere letter wat je kunt verbeteren. Doe het en daar heb jij je actieplan voor de komende zes weken!

Transport / Transport

Onnodig verplaatsen van items en informatie. Transport kost tijd waarin geen waarde wordt toegevoegd. Transport als verspilling kan ontstaan doordat iets niet direct op de juiste plek terecht komt.

Minder beweging zorgt dat er tijd wordt bespaard en daardoor loopt het proces sneller door.

Transport zoals onnodige verplaatsingen van producten is een verspilling. Wat gebeurt er als je iets gaat vragen aan de verkeerde persoon die je doorverwijst naar iemand die het ook niet weet? Het behouden van verschillende versies van een document dat wordt vervangen, ergens anders wordt opgeslagen en nooit meer gebruikt wordt. Dossiers die verplaatst worden tussen afdelingen of personen zonder bewerking.

Inventory / Voorraad

Items of informatie die nog niet bij de klant zijn afgeleverd. De fysieke voorraad kost ruimte en geld. Er kan ook een wachttijd ontstaan omdat je werk op voorraad houdt voor je het oppakt.

Zorg dat de voorraad precies genoeg is voor wat je nodig hebt. Een goedlopend proces helpt je om de optimale omvang van de voorraad te bepalen.

Voorraad van werk wat niet af is; een stapeltje voor straks. We maken tussen voorraden. Zo hebben we dozen met folders klaarstaan. Reserve onderdelen voor ‘ooit’. Onderhanden werk is ook voorraad. Drie, vier, vijf stapels op je bureau en daar komt weer iemand aan jou vragen hoe het met die ene stapel is waar je net niet aan werkt. Iedereen die producten samenstelt op basis van onderdelen weet wat voor drama er ontstaat als al je onderdelen te vroeg binnenkomen. Onopgemaakte facturen zijn ook voorraad…

Motion / Beweging

Overbodige bewegingen zoals informatie opzoeken of navragen.

Lopen naar dossierkasten en andere afdelingen is inderdaad beweging. En hoeveel muisklikken kost het om een bepaalde functie uit te voeren? Het niet gebruiken van snelkoppelingen of short-cuts is ook een vorm van de verspilling beweging. Wat automatisch kan hoef je niet meer zelf te doen. Ken je de postbakjes op een bureau? We blijven mensen en we hebben graag persoonlijk contact maar naar collega’s lopen met een vraag is ook een verspilling.

Waiting / Wachten

Wachten op informatie of producten. De wachttijd wordt vaak ingevuld met activiteiten die geen waarde toevoegen.

Door alle stappen in het proces op elkaar aan te laten sluiten voorkom je wachten en werk je efficiënter.

Vertragingen of wachten op goedkeuring of toestemming. De ervaren collega is twee dagen vrij en we wachten tot hij het werk kan beoordelen. We bestellen onderdelen bij een leverancier maar laten één deel van het bestelformulier open omdat we deze informatie nog niet weten. Iedereen die producten samenstelt op basis van onderdelen weet wat voor drama er ontstaat als je op één onderdeel moet wachten. En inderdaad is het wachten door een langzame computer ook een verspilling.

Over Processing / Overbewerking

Meer werk doen dan strikt noodzakelijk is. Overbodige processtappen die vaak niet nodig zijn.

Doe geen overbodige extra’s die geen waarde toevoegen. Stem de verwachtingen met je klant af en voldoe aan deze. Doe niets minder maar zeker niets meer. Zet processen op papier en laat collega’s niet opnieuw het wiel uitvinden.

Meer doen dan nodig is of dingen zelfs dubbel doen. Zaken oppakken die niet tot je takenpakket horen. Dossiers zowel fysiek als elektronisch opslaan. In drie verschillende systemen moeten werken. Ingewikkeld en wollig taalgebruik is ook een vorm van over processing. Het is veel efficiënter om een stap in 1 keer goed te doen dan om het in deelstappen te doen met kans op meer fouten. Je klant zowel een e-mail met de afbeeldingen sturen als een versie op papier.

Over Production / Overproductie

Werk doen voordat het nodig is. Er wordt te veel geproduceerd terwijl geen klant erom heeft gevraagd. De oplossing voor deze verspilling: niet meer maken dan de klant vraagt.

Meer aanbieden dan de klant nodig heeft. Alvast beginnen zonder dat een aanvraag compleet is. Zet je ook graag te veel mensen in de CC? Inderdaad ook die CC is overproductie. Gegevens in meerdere systemen invoeren. Teveel risico’s benoemen en deze onderzoeken is duidelijk overproductie. Net zoals niet relevante specificaties in een dossier opnemen.

Defects / Fouten

Fouten en vergissingen die hersteld moeten worden. Werken met verkeerde informatie is ook een defect. Defecten hebben verborgen kosten door klachtafhandeling of retourzending.

Een fout die in het proces blijft zitten sleept door. Neem een tekening waar het aantal onderdelen onjuist op staat gespecificeerd. Volgens de één is het aantal onderdelen logisch als je goed naar de tekening kijkt, de ander bestelt precies volgens het getal in de stuklijst.

Correcties wel bespreken maar niet verwerken. Ook het voorkomen dat zaken dubbelzinnig kunnen worden geïnterpreteerd is belangrijk. En waarom wordt data halverwege het proces handmatig ingevoerd met een grote kans op invoer fouten? Hoe vaak verstuurde je een mail zonder de bijlage of met net de verkeerde?

Skills / Vaardigheden

Niet de maximale capaciteiten van de medewerkers benutten. Dit leidt uiteindelijk tot ontevreden en ongemotiveerde medewerkers.

Bepaal individuele kwaliteiten van mensen en maak daar gebruik van. Gemotiveerde medewerkers krijg je alleen als zij zich gewaardeerd en gezien voelen.

Te weinig gebruik maken van de capaciteiten van medewerkers. Bijvoorbeeld door ze directe instructie te geven hoe een taak uit te voeren in plaats van het probleem voor te leggen wat opgelost moet worden. Maar ook het delegeren van taken naar medewerkers met onvoldoende opleiding.

Gertjan Vermaas

#TimWoods #Verbeteren #Lean